Assistant(e) administratif(ve) (H/F)

Principal(e) collaborateur(trice) du Directeur d'Etablissement il(elle) supervise l'ensemble des dossiers Administratifs et Commerciaux de l'établissement de répartition et notamment :

Missions

1) La gestion du secrétariat de l'établissement

• Accueil téléphonique et gestion des messages pour le Directeur. - Gestion de l'agenda du Directeur.
• Gestion du courrier de l'établissement : interface avec les différents services (commercial, exploitation.) pour le dispatch, envoi du courrier au départ de l'établissement.
• Assure la frappe du courrier de l'établissement (commercial, direction).
• Effectue l'accueil des personnes extérieures (intérim, nouveaux embauchés, visiteurs, clients.)
• Réalise le traitement administratif de dossiers demandés par le Directeur.
• Gère les fournitures, et assure les relations avec les fournisseurs locaux.
• Petite comptabilité, Carte Bancaire : suivi des encaissements, virements.

2) Les relations avec le personnel/la communication interne à l'agence

o gère les demandes d'acompte, la distribution des tickets restaurant, la facturation des chalands, le remboursement des titres de transport, Participe à la communication de l'entreprise : affichage, relais d'information vis-à-vis des salariés (enquête de climat social.), participation aux opérations diverses

3) Fournisseur

• Gestion des commandes avec devis, Création & suivi de magic, Réception des factures pour paiement

Compétences techniques

• Connaissance des outils bureautiques (maîtrise du pack office)
• Une 1ere approche en paie et gestion des temps est un plus
• Qualités rédactionnelles
• Esprit de synthèse (gestion de tableaux de bord)

Autres

compétences :- Rigueur et précision dans la gestion des dossiers. Bonne capacité d'adaptation, et forte implication. Sens commercial affirmé, au service du client. Forte orientation business. Aisance relationnelle et capacité à challenger les différentes parties prenantes.

• Organiser / maîtriser du temps / respecter les délais Réactivité / force de proposition / prise d'initiatives