Descriptif de la mission
Sous la supervision de la responsable, l'assistante administrative et commerciale gèrera et sécurisera le secrétariat de l'entreprise, l'accueil physique et téléphonique des clients et partenaires. Elle aura la charge du planning du personnel de chantier et la rédaction des factures. Elle devra identifier les raisons des devis non validés en contactant les clients.
Activités
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients :
o Traiter les demandes des clients et des fournisseurs o Réaliser les relances téléphoniques pour assurer un traitement rapide des dossiers o Trier et traiter les mails
- Planification et suivi des chantiers :
o Gestion de la prise des rendez-vous des conducteurs de travaux o Relancer les fournisseurs pour fixer les dates d'intervention. o Réalisation des devis < 500€ (amené à évoluer vers des devis plus complexes). o Commande du matériel nécessaire aux chantiers, recherche fournisseurs avec étude de prix. o Dématérialisation des dossiers chantiers (avec saisie de note).
- Gestion administrative du magasin :
o Gestion des achats consommables et gestion du stock consommable (éviter les ruptures) o Assurer le traitement des commandes jusqu'à la facturation et la livraison o Réalisation des factures o Enregistrement des factures sur les plateformes mises à disposition
- Relances clients :
o Contacter les clients pour lesquels les devis n'ont pas été validés pour assurer la bonne réception des offres commerciales o Tenir à jour le tableau de suivi commercial avec date de relance et conclusions. o Relancer les clients suite à une facturation impayée