Descriptif de la mission
Service : Secrétariat / Accueil Rattachement hiérarchique : Responsable administrative Rattachement fonctionnel : Directeur de cabinet Lieu de travail : Grenoble Type de contrat : CDD ________________________________________ 1. Mission principale Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet de diagnostic et contribuer à son bon fonctionnement en garantissant la qualité de l'accueil, la fiabilité du suivi administratif et la coordination entre les techniciens, les clients et les partenaires. ________________________________________ 2. Activités et responsabilités principales Accueil et relation client
- Accueillir les clients (physiquement et par téléphone) et assurer le premier niveau d'information.
- Gérer la réception, la transmission et le suivi des demandes (mail, téléphone, site web).
- Planifier les rendez-vous et interventions des diagnostiqueurs selon les disponibilités et les priorités.
- Rédiger et envoyer les devis, relancer les clients si nécessaire.
- Relance des avis Google
Gestion administrative
- Assurer la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents administratifs (rapports, attestations, courriers, factures, etc.).
- Suivre les dossiers clients depuis la demande jusqu'à la facturation et l'archivage.
- Mettre à jour la base de données clients et les tableaux de suivi d'activité.
- Gérer les fournitures de bureau et le classement administratif.
Comptabilité et suivi financier (en appui)
- Préparer les éléments pour la comptabilité (bons de commande, factures, règlements, relances).
- Effectuer un suivi des paiements et des relances clients.
- Assurer la liaison avec le cabinet comptable.
Support à l'équipe technique
- Coordonner les plannings des diagnostiqueurs.
- Suivre les transmissions de rapports et vérifier la conformité des dossiers.
- Aider à la gestion des certifications, formations et renouvellements administratifs.
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3. Compétences et qualités requises
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
- Bonne connaissance des procédures administratives et de la facturation.
- Connaissance du secteur du diagnostic (immobilier, technique ou médical) appréciée.
Savoir-faire relationnel
- Sens du service et de la communication.
- Rigueur, organisation et réactivité.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Formation et expérience
- Formation souhaitée : Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat, etc.).
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Expérience : 2 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure de services ou un cabinet de diagnostic. ________________________________________ 4. Conditions de travail
- Horaires : 9h-18h30 sur 4,5 jours
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